Privacyverklaring

Versie 6 oktober 2026

Handelsnaam: Onderwijskwaliteit & Coaching (OK&C)
Vestigingsadres: Oude Gracht 2a, 1601RG Enkhuizen
KvK-nummer: [VUL HIER HET KVK-NUMMER IN]
E-mail: info@onderwijskwaliteitencoaching.nl
Website: www.onderwijskwaliteitencoaching.nl

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

OK&C is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die het bedrijf verwerkt voor acquisitie, offertes, overeenkomsten, advies- en coachingstrajecten, facturatie, communicatie en de eigen website.

Wanneer OK&C in opdracht van een school persoonsgegevens verwerkt en de school het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, kan de school verwerkingsverantwoordelijke zijn en OK&C verwerker. In dat geval worden de afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor contactpersonen en medewerkers van scholen en andere opdrachtgevers, deelnemers aan advies- of coachingstrajecten, externe observanten, leveranciers, zakelijke relaties, websitebezoekers en gebruikers van digitale hulpmiddelen of apps van OK&C.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt OK&C?

Afhankelijk van het contact of de opdracht kan OK&C de volgende gegevens verwerken:

naam, functie, organisatie, zakelijk adres en contactgegevens
correspondentie, gespreksnotities, afspraken en gegevens over de opdracht
offerte-, contract-, factuur- en betaalgegevens
informatie die nodig is voor een schoolbezoek, observatie, evaluatie, training of coachingstraject
de naam en professionele bevindingen van een externe observant
account-, gebruiks- en technische gegevens wanneer een app of besloten digitale omgeving wordt gebruikt
websitegegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, loggegevens en cookievoorkeuren, voor zover deze worden verzameld.

OK&C vraagt scholen en gebruikers om geen namen van leerlingen, medische gegevens, BSN-nummers of andere bijzondere of gevoelige persoonsgegevens in zelfevaluaties, observatieformulieren of de app Basiskwaliteit VO op te nemen, tenzij dit aantoonbaar noodzakelijk en vooraf passend geregeld is.

4. Voor welke doelen en op welke grondslag?

Uitvoering van een overeenkomst: om offertes op te stellen, opdrachten uit te voeren, afspraken te plannen, advies of coaching te leveren, rapportages te maken en ondersteuning te bieden.

Wettelijke verplichting: voor de financiële administratie, fiscale bewaarplichten en andere toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang: voor relatiebeheer, verbetering en beveiliging van diensten, zakelijke administratie en het voorkomen van misbruik. OK&C weegt deze belangen af tegen uw privacybelang.

Toestemming: voor verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, bijvoorbeeld bepaalde nieuwsbrieven, foto’s, testimonials of niet-noodzakelijke cookies. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

5. Digitale hulpmiddelen en Basiskwaliteit VO

Wanneer een school de app Basiskwaliteit VO of een ander digitaal hulpmiddel van OK&C gebruikt, worden alleen gegevens verwerkt die nodig zijn om de dienst te laten functioneren, resultaten te bewaren, ondersteuning te bieden en de omgeving te beveiligen. De school bepaalt welke medewerkers toegang krijgen en blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige invoer en autorisatie.

Als OK&C gegevens namens de school opslaat of beheert, worden onder meer afspraken gemaakt over instructies, beveiliging, subverwerkers, bewaartermijnen, verwijdering, datalekken en ondersteuning bij privacyverzoeken. Een vermoedelijk inspectieoordeel uit de app is een hulpmiddel voor zelfevaluatie en geen geautomatiseerd besluit met rechtsgevolg voor een persoon.

6. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

OK&C verstrekt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, de bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting. Ontvangers kunnen zijn:

IT-, hosting-, cloud-, e-mail- en websiteleveranciers
boekhouder, accountant, bank en betaalproviders
professionele samenwerkingspartners die bij een opdracht zijn betrokken
overheidsinstanties of toezichthouders wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.

Met partijen die namens OK&C persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt. Persoonsgegevens worden niet verkocht.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. OK&C gebruikt zulke diensten alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende waarborgen waar dat nodig is.

8. Hoe lang bewaart OK&C gegevens?

OK&C bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

offertes die niet tot een opdracht leiden: maximaal 2 jaar na het laatste contact
project-, advies- en coachingsdossiers: maximaal 5 jaar na afronding van de opdracht, tenzij een langere termijn nodig is voor een geschil of afspraak
financiële administratie en fiscaal relevante documenten: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in veel gevallen 7 jaar
account- en appgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zo kort mogelijk voor overdracht, back-up en verwijdering, volgens de overeenkomst met de school
nieuwsbriefgegevens: totdat toestemming wordt ingetrokken of uitschrijving plaatsvindt
technische beveiligings- en loggegevens: in beginsel maximaal 6 maanden, tenzij onderzoek naar een incident een langere bewaring noodzakelijk maakt.

Gegevens kunnen eerder worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet meer nodig zijn.

9. Beveiliging

OK&C neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Afhankelijk van de verwerking omvatten die maatregelen onder meer sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, toegangsbeperking, actuele software, versleutelde verbindingen, back-ups, veilige apparaten, zorgvuldige selectie van leveranciers en procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

10. Uw privacyrechten

U kunt OK&C verzoeken om:

inzage in uw persoonsgegevens
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
verwijdering van gegevens
beperking van de verwerking
overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit geldt
bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
intrekking van toestemming, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerkingen aantast.

Stuur uw verzoek naar info@onderwijskwaliteitencoaching.nl. OK&C kan om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen en reageert in beginsel binnen één maand. In bijzondere gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

11. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op met OK&C via info@onderwijskwaliteitencoaching.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Cookies en website

De website van OK&C gebruikt alleen noodzakelijke cookies zonder voorafgaande toestemming, tenzij op de website uitdrukkelijk anders wordt vermeld. Voor analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd via een cookiebanner. Als de feitelijke website andere cookies of externe diensten gebruikt, moet deze paragraaf en een eventuele cookieverklaring daarop worden aangepast.

13. Wijzigingen

OK&C kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen informeert OK&C betrokkenen waar dat redelijkerwijs nodig is.

14. Contact

Vragen of verzoeken over privacy kunnen worden gestuurd aan:

Onderwijskwaliteit & Coaching (OK&C)

Stef Macke (eigenaar)

Oude Gracht 2a, 1601RG Enkhuizen